ワークブースが使われない原因とは？
導入したワークブースが社員に使われないとお悩みではないでしょうか。ワークブースは設置するだけで効果が出るものではなく、サイズや配置といった設備面の要因に加え、利用ルールや予約管理などの運用面の課題が成否を大きく左右します。本記事では、活用が進まない主な原因を整理して解説します。
ワークブースが使われない原因【設備・環境面】
まずは、ブース本体の仕様やオフィス内のレイアウトなど、ハード面や設置環境に起因する原因を見ていきましょう。
サイズ感や防音性能の選定ミス
資料やPCを広げると窮屈に感じるなど個人用スペースとして手狭な場合、使いづらさから利用率が落ちる原因となります。また、想定より音が遮断されず周囲の声が聞こえてしまうなど、防音性能が不十分な場合も、大きな不満につながります。
オフィス内の設置場所・動線の不備
オフィスの主な動線から離れすぎた場所に設置すると、移動の手間がかかるため、利用が敬遠されがちです。反対に、人が行き交う通路横などに置いた場合は、周囲の視線や足音が気になって作業や通話に集中できず、結果として使われなくなってしまいます。
ワークブースが使われない原因【運用・管理面】
次に、運用ルールや予約管理、メンテナンス体制など、ソフト面の不備によって活用が進まなくなる原因を解説します。
利用ルールの不備と導入目的のズレ
利用時間の目安や使用目的が曖昧なままだと、社員それぞれの判断で使われてしまい、本来使いたい人が使えないなど公平性が損なわれます。その結果、設備への不満が高まり、利用率の低下を招くのです。社内運用のルール作りやガイドラインの策定手順については、以下の記事をご確認ください。
予約管理の不備と特定の社員による長時間占有
予約方法が分かりにくい、メモなどのアナログ管理で重複が起きるといった不備は、利用者の不満を生みます。さらに、特定の社員による長時間の占有や、とりあえず予約だけして実際には使わない「予約の形骸化」が起きると、他の社員は「どうせ使えない」と感じて利用を諦めてしまいます。
清掃や点検の不十分さによる快適性の低下
ワークブースは個室空間であるため、清掃が行き届かず衛生面が悪化すると、利用を控える大きな要因になります。加えて、換気・照明・電源などのメンテナンスが不足し、トラブルが放置された場合も、利用環境が悪化して敬遠されるようになります。
ワークブースが使われない事態を防ぐための対策ポイント
ここまで見てきた失敗を防ぎ、利用率を高めるために、導入前後に取り組むべき基本的な対策ポイントを紹介します。
導入前の事前調査によるニーズ把握
サイズや必要な機能の選定を誤らないためには、導入前に社内のニーズや想定される利用スタイルを調査しておくことが重要です。現場の実際の働き方を把握しておけば、設備選定のミスマッチを未然に防げます。
利用ルールの明確化と社内周知
目的外の利用やルール違反を防ぐには、あらかじめ明確な利用指針を定め、全社に周知することが不可欠です。事前の社内説明やガイドラインの提示によって、不適切な利用を抑え、公平な環境を維持しやすくなります。
予約管理と運用の「仕組み化」
公平かつ円滑に利用を続けるためには、個人の判断に頼らず、予約管理システムを含めた運用の「仕組み」として設計することが大切です。仕組み化によって予約トラブルや形骸化を防げるため、継続的な利用も促せます。
まとめ
ワークブースが使われない原因は、サイズや設置場所といった設備選定のミスから、ルールや予約管理などの運用面まで多岐にわたります。設備面と運用面の両方の課題を理解したうえで、事前のニーズ調査を行い、明確な運用体制を仕組みとして整えることで、ワークブースを有効に活用できるでしょう。
ワークブース選びは「導入目的」が重要！
目的別のおすすめワークブース3選
選定条件
「ワークブース」「個室ブース」「テレワークボックス」「リモートワークボックス」のGoogle検索で見つかったフルクローズ型のワークブースを取り扱う41社の中から、下記条件で選出。（2023年1月11日時点）
ワークブースでの作業効率を高めたい会社向け…CAP-CELL：41社のうち唯⼀特許取得のエアコン機能搭載
大きな会議室の使用効率を高めたい会社向け…TELECUBEbyokamura：41社のうち4⼈ブースのラインナップ最多
手軽に移動できるブースを設置したい会社向け…Easy Booth：41社のうち軽量で個室ブースの公開価格が最安
作業環境重視
充実の設備を搭載したワークブース
CAP-CELL（株式会社オリバー）
引用元：株式会社オリバー公式HP
（https://place2-5.oliverinc.co.jp/office_furniture/products/swb-f750s4/）
ワークブースでの作業効率を高めたい会社におすすめ
株式会社オリバーの「CAP-CELL」「CAP-CELL Lite（カプセルライト）」は、いずれも遮音性のある完全個室空間で集中できる環境を提供し、さらにダウンライトなどリラックス効果を高める内装デザインを施しています。標準設備の換気扇に加え、オプションでエアコン付きソファを導入すれば、長時間の使用や暑い夏でも快適に作業に取り組むことができます。
| 収容人数 | 1人用/2人用/4人用 |
|---|---|
| サイズ | 1人用：W1,200･D1,200･H2,370 2人用：W2,400･D1,200･H2,370 4人用：W2,000･D1,600･H2,370 |
| 設備 | 住宅用下方放出型簡易消火装置、ダウンライト、AC電源＋USB＋スイッチ、換気扇、アジャスター＋キャスター、コートフック |
サイズ重視
使用人数に合わせたワークブース
TELECUBE by okamura（株式会社オカムラ）
引用元：株式会社オカムラ
（https://www.okamura.co.jp/office/lp/workbooth/）
大きな会議室の使用効率を高めたい会社におすすめ
株式会社オカムラのワークブース（TELECUBE/SnowHut）は、周囲からの雑音・雑念を排除して、自分の仕事や作業に集中したい人におすすめです。「TELECUBE by okamura」「SnowHut」は、いずれも防音対策・防視対策が図られており、周りの話し声や騒音、視線を気にせず1人の業務に集中できます。
| 収容人数 | 1人用/2人用/4人用 |
|---|---|
| サイズ | 外寸：1000W×1200×2325H(1人用) |
| 設備 | 遮音性・防火性、グラスウール内蔵、換気ファン、人感センサー、抗ウイルスメラミン仕様 |
価格重視
とにかく安いワークブース
Easy Booth（株式会社CONOC）
引用元： 株式会社CONOC公式HP
（https://workbooth.conoc-dx.co.jp/）
とにかく安価なブースを設置したい会社におすすめ
CONOCが提供するEasy Boothは、ワークブースを手軽に導入したい人におすすめです。ダンボールを使用したブース本体は総重量が約40kgですから、設置や移動がラクラクなのはもちろん、設置後のレイアウト変更も容易になります。
| 収容人数 | 1名 |
|---|---|
| サイズ | 外寸：幅1270ｍｍ×高さ1900ｍｍ×奥行900ｍｍ |
| 設備 | デスク・電源・照明・換気ファン |