ワークブースの運用を円滑にするための社内ルール
近年、Web会議の増加や集中作業のニーズに応えるため、オフィス内にワークブース（個室ブース）を導入する企業が増加しています。周囲の視線や音を遮断できる環境は、業務効率を高めるための設備として有効です。
本記事では、快適なオフィス環境を維持し、管理者のリスクを減らすために定めるべき「社内ルールのポイント」について解説します。
運用ルールが必要な理由
ワークブースは周囲から隔離された「隠れ場所」になりやすく、オープンな執務スペースとは異なる問題が発生しやすい設備です。利用者のモラル任せにするのではなく、明文化されたルールが必要になります。
ルールなしで運用を開始した場合に起こりうる代表的なトラブルについて、3つの観点から解説します。
空いていない・独占利用による予約トラブル
特定の社員が長時間占有してしまい、「使いたい時に空いていない」という不満が発生するトラブルです。限られた台数しかないブースを一部の社員が独占すると、設備投資の恩恵が全員に行き渡りません。
導入企業では、「荷物を置いたまま場所取りをして離席する」「予約時間を過ぎても退室しない」「休憩や居眠りのスペースとして利用される」といったケースが散見されます。このような事態は、他の社員の業務効率を低下させる要因です。
声が大きい・汚いなどのマナー問題
多くのワークブースは遮音性を備えていますが、完全防音ではない製品も多数存在します。そのため、ブース内での大声での通話やWeb会議の声が、周囲の執務エリアへの「音漏れ」となり、業務妨害につながるトラブルが発生。
さらに、衛生面の問題も無視できません。密閉された狭小空間であるため、前の利用者の体臭、香水、持ち込んだ食事の匂いがこもりやすく、不快感の原因です。換気ファンだけWorkspaceの消臭が追いつかない場合があります。
消防法や換気設備の不備による管理者リスク
ワークブースは消防法上、特定の条件（不燃材料の使用、感知器の設置免除規定など）を満たすことで設置が許可されます。運用方法を誤ると、法令違反や火災時の安全リスクにつながる恐れもあるのです。
管理視点では、ブース内への可燃物（ダンボールや大量の書類など）の持ち込みは火災荷重を増やすため危険。また、換気口を塞ぐような荷物の配置は、窒息事故や温度上昇のリスクを高めます。
天井が開いているタイプやスプリンクラーの散水障害にならない位置への設置など、導入時の設計条件を守り続ける必要があります。無造作な利用は、企業の安全配慮義務違反を問われる事態になりかねません。
円滑な利用のための社内ルール
トラブルを防ぎ、社員全員が公平かつ快適にワークブースを利用するためには、具体的な行動指針を定めるのが重要です。ここでは、導入時に策定すべきルールのポイントを紹介します。
利用時間の上限設定
多くの社員が利用機会を得られるよう、1回あたりの利用時間に上限を設けるのがトラブル対策になります。「60分から90分まで」というような設定をするのが一般的です。
また、「一度利用したら次は〇時間は空ける」といった連続利用の禁止規定を設ける方法もあります。特定の社員による独占を防ぎ、回転率を高める効果が期待できる対策方法です。
予約システムの導入とキャンセル規定
誰がいつ使うかを可視化するために、Googleカレンダーや専用の座席予約システムを活用する方法も有効です。予約状況が不明瞭だと、空き状況を確認するために移動する無駄な時間が発生します。
また、予約したにもかかわらず入室しない「空予約（カラ予約）」を防ぐ対策も必要です。「予約開始時刻から10分経過してもチェックイン（入室）がない場合は自動キャンセルとする」といったルールをシステム側で設定できると効率的に運用できます。
飲食・喫煙・持ち込みに関する禁止事項
個室内での飲食ルールは厳格に定める必要があります。匂いの強い食事（弁当やファストフードなど）は原則禁止とし、「蓋つきの飲み物のみ持ち込み可」とするのが妥当なラインです。匂いや食べこぼしは、換気が難しい個室環境では致命的な問題となります。
さらに、消防法および衛生管理の観点から、ブース内は「完全禁煙」であることを明記しなければなりません。電子タバコであっても、匂いや煙感知器への影響を考慮し、禁止とするのが適切です。
利用後は「現状復帰」を基本とします。退室時には備え付けの除菌シートでデスクやドアノブを拭く、ゴミは必ず持ち帰るといった「セルフクリーニング」をルール化しましょう。
まとめ
ワークブースは導入することがゴールではなく、自社の働き方に合わせた運用ルールがあって初めて、その効果を発揮する設備です。ハードウェアとソフト（ルール）の両輪が揃ってこそ、快適な執務環境が実現します。
運用開始当初はやや厳しめのルールを設定し、実際の利用状況や社員からのフィードバックを見ながら、徐々に緩和・調整していく「PDCA」を回すことが、形骸化しない運用のコツです。
ワークブース選びは「導入目的」が重要！
目的別のおすすめワークブース3選
選定条件
「ワークブース」「個室ブース」「テレワークボックス」「リモートワークボックス」のGoogle検索で見つかったフルクローズ型のワークブースを取り扱う41社の中から、下記条件で選出。（2023年1月11日時点）
ワークブースでの作業効率を高めたい会社向け…CAP-CELL：41社のうち唯⼀特許取得のエアコン機能搭載
大きな会議室の使用効率を高めたい会社向け…TELECUBEbyokamura：41社のうち4⼈ブースのラインナップ最多
手軽に移動できるブースを設置したい会社向け…Easy Booth：41社のうち軽量で個室ブースの公開価格が最安
作業環境重視
充実の設備を搭載したワークブース
CAP-CELL（株式会社オリバー）
引用元：株式会社オリバー公式HP
（https://place2-5.oliverinc.co.jp/office_furniture/products/swb-f750s4/）
ワークブースでの作業効率を高めたい会社におすすめ
株式会社オリバーの「CAP-CELL」「CAP-CELL Lite（カプセルライト）」は、いずれも遮音性のある完全個室空間で集中できる環境を提供し、さらにダウンライトなどリラックス効果を高める内装デザインを施しています。標準設備の換気扇に加え、オプションでエアコン付きソファを導入すれば、長時間の使用や暑い夏でも快適に作業に取り組むことができます。
| 収容人数 | 1人用/2人用/4人用 |
|---|---|
| サイズ | 1人用：W1,200･D1,200･H2,370 2人用：W2,400･D1,200･H2,370 4人用：W2,000･D1,600･H2,370 |
| 設備 | 住宅用下方放出型簡易消火装置、ダウンライト、AC電源＋USB＋スイッチ、換気扇、アジャスター＋キャスター、コートフック |
サイズ重視
使用人数に合わせたワークブース
TELECUBE by okamura（株式会社オカムラ）
引用元：株式会社オカムラ
（https://www.okamura.co.jp/office/lp/workbooth/）
大きな会議室の使用効率を高めたい会社におすすめ
株式会社オカムラのワークブース（TELECUBE/SnowHut）は、周囲からの雑音・雑念を排除して、自分の仕事や作業に集中したい人におすすめです。「TELECUBE by okamura」「SnowHut」は、いずれも防音対策・防視対策が図られており、周りの話し声や騒音、視線を気にせず1人の業務に集中できます。
| 収容人数 | 1人用/2人用/4人用 |
|---|---|
| サイズ | 外寸：1000W×1200×2325H(1人用) |
| 設備 | 遮音性・防火性、グラスウール内蔵、換気ファン、人感センサー、抗ウイルスメラミン仕様 |
価格重視
とにかく安いワークブース
Easy Booth（株式会社CONOC）
引用元： 株式会社CONOC公式HP
（https://workbooth.conoc-dx.co.jp/）
とにかく安価なブースを設置したい会社におすすめ
CONOCが提供するEasy Boothは、ワークブースを手軽に導入したい人におすすめです。ダンボールを使用したブース本体は総重量が約40kgですから、設置や移動がラクラクなのはもちろん、設置後のレイアウト変更も容易になります。
| 収容人数 | 1名 |
|---|---|
| サイズ | 外寸：幅1270ｍｍ×高さ1900ｍｍ×奥行900ｍｍ |
| 設備 | デスク・電源・照明・換気ファン |