会議室不足はなぜ起こる？

「また会議室が空いていない…」「重要な会議なのに場所が確保できない！」そんな悩みを抱えていませんか？実はその会議室不足、単なる「部屋数の問題」ではなく、オフィスのあり方、ひいてはあなたの会社の「働き方」そのものに深く関わる構造的な課題が潜んでいるかもしれません。本記事では、会議室不足がなぜ起こるのか、その原因や解決策を紹介します。

会議室不足が発生するのはなぜ？

働き方の多様化と会議の増加

近年、リモートワークやフレックスタイム制の導入、プロジェクト型業務の増加など、社員の働き方は大きく多様化しています。それに伴い、会議の形態や頻度も変化し、従来の「決まった時間に、決まったメンバーで、大会議室で行う」といった画一的な会議スタイルでは対応しきれなくなっているのです。短時間の打ち合わせ、少人数でのミーティング、Web会議など、様々なニーズに応えられる柔軟な会議環境が求められています。しかし多くの日本企業において、未だに旧来の働き方を前提としたオフィス設計のまま運用されており、これも会議室不足の要因の一つです。

オフィスの設計・レイアウトの問題

従来のオフィスは、大会議室中心の設計になっていることが多く、少人数用の会議スペースや、Web会議に適した個室スペースが不足しているケースが少なくありません。また、オープンスペースが中心のレイアウトでは、周囲の視線や雑音が気になり、集中して作業することが難しいという問題もあります。結果として、本来はオープンスペースで実施可能な簡単な打ち合わせにも会議室が使われ、慢性的な会議室不足に拍車をかけています。

会議のあり方自体の問題

会議の目的が不明確だったり、参加者が多すぎたり、時間が長すぎたりするなど、会議自体の進め方に問題がある場合も少なくありません。このような非効率な会議が、会議室の稼働率を無駄に高め、必要な時に会議室を利用できないという状況を生み出しています。会議の事前準備やファシリテーションが不十分なことも、会議の長時間化を招く要因となります。

情報共有やコミュニケーション方法の問題

本来は、日常的な情報共有で解決できることや、チャットツール等を用いてコミュニケーションをとることで済む内容でも、会議を開催してしまっているというケースもあるでしょう。適切な情報共有ツールの未整備や、効果的な活用ができていないために、無駄な会議が増えてしまうという本末転倒な事態を招きます。

ワークブースの導入で会議室不足を解消!?

働き方の多様化への対応

ワークブースは、様々な会議形態に柔軟に対応できます。個室型のワークブースは、周囲の視線や雑音を気にすることなく、集中して作業したり、Web会議に参加したりするのに適しています。半個室型のワークブースは、少人数でのミーティングや、ちょっとした打ち合わせに便利です。用途に応じて使い分けることで、会議室の負荷を軽減し、多様な働き方を支援します。

オフィス空間の有効活用

ワークブースは、従来の会議室に比べて省スペースで設置できるため、限られたオフィス空間を有効活用できます。デッドスペースになりがちな場所にも設置できるため、スペース効率の向上にも貢献します。また、大会議室を新設するよりも低コストで導入できる点も大きなメリットです。

会議の効率化の促進

ワークブースは、短時間・少人数でのミーティングに適した環境を提供します。周囲の環境に左右されず、必要なメンバーだけで、効率的に会議を進めることができます。特に、Web会議の増加に対応できる環境を整備することは、現代のビジネスにおいて不可欠です。ワークブースは、Web会議に最適な環境を提供し、遠隔地のメンバーとも円滑なコミュニケーションを実現します。

多様な社員のニーズへの対応

ワークブースは、プライバシーが確保された個人作業スペースとしても活用できます。周囲の雑音や視線を気にせず、集中して作業に取り組むことができるため、社員の生産性向上に貢献します。また、静かな環境でリラックスして作業できるため、ストレス軽減にも効果的です。

コミュニケーションの改善

ワークブースの導入によって、短時間の打ち合わせや情報共有が促進されます。オープンスペースでは周囲の目が気になり、なかなか声をかけづらいこともありますが、ワークブースであれば、気軽に声をかけて、短時間で効率的にコミュニケーションを取ることができます。

ワークブースで実現する、スマートな働き方

会議室不足は、単に会議室の数が足りないという問題にとどまらず、働き方の多様化やオフィスの構造的な課題に起因していることが見て取れます。ワークブースの導入は、こうした課題に対処し、オフィス環境の改善と、社員の働きやすさ向上に寄与する有効な選択肢の一つです。

会議室不足への対策は、その場しのぎの対応ではなく、中長期的な視点から働き方を見直す良い機会とも捉えられます。ワークブースの導入は、より効率的で柔軟な働き方を実現する可能性を秘めた選択肢であり、その効果を十分に検討する価値があると言えるでしょう。

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ワークブース選びは「導入目的」が重要！
目的別のおすすめワークブース3選

企業によってどのような目的でワークブースを導入するかは様々。「長時間の商談で品質が下がる」、「大きな会議室を少人数で使用してしまっている」、「とりあえず設置したが後々移動が大変」など、代表的な課題を解決できる3つの目的に合わせて、おすすめのワークブースを紹介します。

選定条件
「ワークブース」「個室ブース」「テレワークボックス」「リモートワークボックス」のGoogle検索で見つかったフルクローズ型のワークブースを取り扱う41社の中から、下記条件で選出。（2023年1月11日時点）
ワークブースでの作業効率を高めたい会社向け…CAP-CELL：41社のうち唯⼀特許取得のエアコン機能搭載
大きな会議室の使用効率を高めたい会社向け…TELECUBEbyokamura：41社のうち4⼈ブースのラインナップ最多
手軽に移動できるブースを設置したい会社向け…Easy Booth：41社のうち軽量で個室ブースの公開価格が最安

作業環境重視
充実の設備を搭載したワークブース

CAP-CELL（株式会社オリバー）

引用元：株式会社オリバー公式HP
（https://place2-5.oliverinc.co.jp/office_furniture/products/swb-f750s4/）

ワークブースでの作業効率を高めたい会社におすすめ

株式会社オリバーの「CAP-CELL」「CAP-CELL Lite」は、いずれも遮音性のある完全個室空間で集中できる環境を提供し、さらにダウンライトなどリラックス効果を高める内装デザインを施しています。標準設備の換気扇に加え、オプションでエアコン付きソファを導入すれば、長時間の使用や暑い夏でも快適に作業に取り組むことができます。

収容人数	1人用/2人用/4人用
サイズ	1人用：W1,200･D1,200･H2,370 2人用：W2,400･D1,200･H2,370 4人用：W2,000･D1,600･H2,370
設備	住宅用下方放出型簡易消火装置、ダウンライト、AC電源＋USB＋スイッチ、換気扇、アジャスター＋キャスター、コートフック

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サイズ重視
使用人数に合わせたワークブース

TELECUBE by okamura（株式会社オカムラ）

引用元：株式会社オカムラ
（https://www.okamura.co.jp/office/lp/workbooth/）

大きな会議室の使用効率を高めたい会社におすすめ

株式会社オカムラのワークブース（TELECUBE/SnowHut）は、周囲からの雑音・雑念を排除して、自分の仕事や作業に集中したい人におすすめです。「TELECUBE by okamura」「SnowHut」は、いずれも防音対策・防視対策が図られており、周りの話し声や騒音、視線を気にせず1人の業務に集中できます。

収容人数	1人用/2人用/4人用
サイズ	外寸：1000W×1200×2325H(1人用)
設備	遮音性・防火性、グラスウール内蔵、換気ファン、人感センサー、抗ウイルスメラミン仕様